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貸し会議室の仕組み

Wikipediaによると、貸し会議室とは「会議・打合せをする場所を設備と共に一定時間で貸し出す会議スペースもしくはサービスそのもの」とされています。民間の貸し会議室業者が営利目的でやっているものと、自治体や公共施設がその施設の補助的な役割のために貸し出しているものと大きく2つに分けられます。民間の中にも様々な種類があり、一棟丸ごと貸し会議室のビルを持っている大手業者や自社ビルの一部を自ら貸し出している会社、それらを仲介している会社、会議室や宴会場を貸し出すホテルなどがあります。

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予約方法

貸し会議室検索サイトで、地域、人数、利用目的、時間、予算などの条件を入力し検索します。大手貸し会議室直営業者のサイトでその会社所有の会議室を検索する方法と、貸し会議室検索ポータルサイトを利用して登録されている会議室を横断的に検索する方法があります。また、ピンポイントでこのホテルの会議室を使いたい、この施設の会議室を使いたいと考えているなら、直接その施設のHPから予約・問い合わせをしましょう。

料金

一般的には、最短2時間から予約可能で、1時間当たり○○円というシステムです。机椅子、ホワイトボードなどの備品は基本的に無料のところが多く、プロジェクターやマイクなどはオプションで別料金が一般的です。これに、弁当や軽食を別料金でつけることができます。早朝、深夜は割増になるところが多いです。期間限定割引や長時間使用すると割引になるところもあります。また、貸し会議室を名古屋で運営しているここのように、オープニングキャンペーン割引や期間限定割引も探すとやっていることがあります。
民間企業に比べると自治体や公的機関が運営している市民センター、公民館、球場などの公共施設の会議室は料金的に割安です。民間企業の料金は地域によっても異なりますが、大体東京のオフィス街を一例に収容人数別にみると、10人6000円/h、50人15000円/h、100人25000円/h、といった感じです。一方の公共施設は、例えば東京代々木にある東京体育館は定員約100人の第一会議室で4000円/hと民間の5分の1ほどの料金です。もちろん立地の利便性やその他のサービスなどの違いもあるので一概には言えませんが、この価格差が、Wikipediaにもあるように民間の経営を圧迫していると問題視されるゆえんです。

注意点

支払いは前払いが一般的です。会議室使用後、追加料金を支払います。ちなみに、準備や片付けの時間も利用時間に含まれるので注意が必要です。持ち込んだごみは各自で持ち帰りましょう。